El Ministerio de Justicia de la República de Cuba (MINJUS) decidió eliminar el: “Únicamente para surtir efectos fuera del territorio nacional”, que antes debía situarse de manera obligatoria en documentos notariales y certificados emitidos por Registros de esta entidad en el trámite de legalización.

Esta aclaración debía incluirse obligatoriamente en la legalización de certificados de nacimiento y matrimonio, poderes notariales y otros documentos expedidos a ciudadanos cubanos para surtir efecto en el exterior y para reallizar trámites ante embajadas foráneas acredidatas en La Habana.

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La Instrucción No. 3 de 2019 del MINJUS, publicada en Gaceta Oficial del 19 de julio, explicita que los reglamentos de las leyes vigentes “De las Notarías Estatales” y del “Registro del Estado Civil” no contemplaban el requisito de esta aclaración.

Adicionalmente, queda establecida la efectividad de los documentos notariales y certificaciones registrales fuera de Cuba, con el mero acto del legalizarlos ante el propio MINJUS, el Ministerio de Relaciones Exteriores, o las Secciones Consulares o embajadas de Cuba en las naciones donde los documentos surtirán efecto.

La ahora extinta aclaración de: “Únicamente para surtir efectos fuera del territorio nacional” fue instituida en la Instrucción No. 1 de 2016 del Viceministro de justicia, Francisco Eduardo García. Según se declaró, tenía el objetivo de «garantizar la seguridad en el tráfico jurídico», y garantizar la autenticidad de los documentos emitdos por estas entidades cubanas.

No obstante, en la práctica, este requisito solo complicó aún más el ya complejo y costoso proceso de legalización de documentos en la Isla.

La actual eliminación de esta aclaración, contemplada en la Instrucción No. 3, reconoce que el requisito implicaba más trámites burocráticos, demoras y molestias a los solicitantes.

Para simplificar el trámite en Cuba

La exclusión de la nota aclaratoria: “Únicamente para surtir efectos fuera del territorio nacional” responde a la voluntad del Ministerio de Justicia de «mejorar sus servicios». Así lo han confirmado autoridades de la entidad en sus declaraciones a los medios de prensa.

Una acción previa en este sentido fue la aprobación, a fines del año precedente, de la Instrucción No. 1/2018, para «simplificar procesos» y minimizar la cifra de documentos exigidos para los trámites, «sin comprometer la seguridad jurídica».

Inquietudes de la población y «acciones de control» ejecutadas entre los años 2017 y 2018, permitieron al MINJUS determinar que varios notarios demandaban, «sin justificación legal, la acreditación documental de determinados particulares, trasladándole cargas innecesarias a destinatarios del servicio».

Como respuesta, el ministro de justicia, Oscar Manuel Silvera, proclamó las “Indicaciones para la simplificación de procesos y reducción de documentos en las actividades notarial y registral”, un grupo de 18 órdenes para simplificar los trámites que agobiaban a los cubanos.

Entre las malas prácticas que se buscaba erradicar, se hallaba la tendencia de algunos notarios y registradores a demandar la actualización de certificados de nacimiento, matrimonio y defunción. Dichos documentos no caducan; por tanto, no importa cuándo hayan sido emitidos, siempre mantienen su vigencia en el tiempo.

Costosa aclaración en los documentos

La actual Instrucción No. 3 implica un alivio para los cubanos. No obstante, esta disposición es válida solo para documentos notariales y registrales. En tal sentido; no se incluyen otros documentos también requeridos por los ciudadanos para surtir efecto fuera Cuba, los cuales aún deben contar con la “aclaración” referida.

Tal es el caso de las certificaciones de notas académicas emitidas por instituciones del Ministerio de Educación y de Educación Superior. Los cubanos no pueden legalizar de forma directa estas certificaciones que reciben al graduarse, debido a que estas no  explicitan que fueron emitidas “para surtir efectos fuera del territorio nacional”.

Gracias a este detalle burocrático, los cubanos deben pagar 250 CUC en bufetes y consultorías jurídicas, para que se les emita una certificación que contenga la nota aclaratoria. Definitivamente, una costosa aclaración.