La Oficina Nacional de Administración Tributaria (ONAT) recomendó a los contribuyentes cubanos mantener organizada y disponible toda la documentación de sus negocios ante el incremento de las acciones de control y fiscalización.
La ONAT lanzó una guía práctica dirigida a los contribuyentes de Cuba, con especial atención a los nuevos actores económicos, entre ellos las micro, pequeñas y medianas empresas (Mipymes), para facilitar la preparación ante posibles auditorías, inspecciones y procesos de fiscalización.
El organismo recordó que el Decreto 308 de 2012, en su artículo 393, establece la obligación de los contribuyentes de cumplir con determinados deberes formales, entre ellos conservar correctamente organizada la documentación que respalda la actividad económica.
La recomendación cobra especial importancia para los negocios que todavía tienen poca experiencia enfrentando procesos de control tributario.
¿Qué documentos puede solicitar la ONAT durante una fiscalización?
De acuerdo con la guía difundida por la administración tributaria, las entidades deben tener disponibles diferentes documentos relacionados con su constitución, funcionamiento, contabilidad, trabajadores y obligaciones fiscales.
Entre la documentación que puede formar parte del expediente se encuentra:
- Escritura Pública de constitución de la Sociedad de Responsabilidad Limitada (SRL).
- Inscripción en el Registro Mercantil.
- Objeto social aprobado.
- Estatutos sociales.
- Reglamentos y procedimientos internos.
- Manual de normas y procedimientos de control interno.
- Reglamento disciplinario interno.
- Estructura y actas de acuerdos de los órganos de dirección, control y administración.
- Libro de registro de socios.
- Certificación de las cuentas bancarias, incluyendo moneda, sucursal y dirección.
- Contrato de arrendamiento del domicilio donde se desarrolla la actividad, cuando corresponda.
- Relación de vehículos pertenecientes a la entidad.
- Inscripción en el Registro de Contribuyentes.
- Carné de la ONAT y vector fiscal.
También deben estar en orden los documentos financieros
La ONAT recomienda prestar especial atención a la documentación relacionada con la contabilidad y los pagos realizados al Estado.
Durante el período objeto de auditoría pueden ser requeridos los comprobantes de los aportes al Presupuesto del Estado por los diferentes tributos, así como los estados financieros.
Estos incluyen el Estado de Situación, el Estado de Rendimiento Financiero y los Balances de Comprobación de Saldos.
También forman parte de la documentación señalada por la ONAT el certificado del sistema contable-financiero basado en tecnologías de la información, cuando sea utilizado, y los submayores correspondientes a gastos, ingresos, obligaciones con el presupuesto y reservas para pérdidas y contingencias, entre otros.
Facturas, contratos y nóminas: documentos que tampoco pueden faltar
La documentación comercial y laboral también debe mantenerse organizada.
La guía contempla la conservación de las facturas de ventas o prestación de servicios correspondientes al período fiscalizado, además de los contratos relacionados con esas operaciones.
En materia laboral, deben estar disponibles la relación de empleados, sus respectivos contratos de trabajo y las nóminas de pago correspondientes al período objeto de revisión.
Por tanto, la recomendación de la ONAT no se limita únicamente a los documentos tributarios: la empresa debe poder demostrar documentalmente cómo está constituida, cómo opera, qué vende, a quién contrata y qué impuestos ha pagado.
ONAT recomienda digitalizar los documentos
Ante una posible fiscalización, la organización previa puede evitar problemas y facilitar la entrega de información.
La ONAT aconseja mantener los documentos ordenados y accesibles, revisar las fechas establecidas para las declaraciones y pagos tributarios y digitalizar la documentación para facilitar su consulta y conservación.
También recomienda comprobar periódicamente el cumplimiento de la normativa vigente, identificar posibles riesgos fiscales y corregir errores antes de que se produzca una auditoría.
Otro de los consejos del organismo es mantener una actitud transparente y responder con claridad ante las solicitudes de información realizadas durante los procesos de control.
La guía está dirigida a los contribuyentes del país, aunque la ONAT pone especial énfasis en los nuevos actores económicos, como las Mipymes, debido a que muchos todavía no cuentan con experiencia suficiente en procesos de auditoría y fiscalización.
El mensaje central de la administración tributaria es que no se debe esperar a que llegue una inspección para comenzar a organizar los documentos.
Para una empresa, mantener actualizado el expediente legal, financiero, comercial, laboral y tributario permite responder con mayor rapidez ante cualquier requerimiento de las autoridades.
