Los trámites del Registro Civil en Cuba tendrán nuevos plazos para la expedición de certificaciones, según la Ley 180 y su reglamento publicados en la Gaceta Oficial.
La norma fija diferencias importantes entre los documentos ya digitalizados y aquellos que todavía dependen del sistema anterior. Esto puede afectar solicitudes de nacimiento, matrimonio, defunción y otros actos registrales.
Plazos para las certificaciones ya digitalizadas
La Ley del Registro Civil establece que las certificaciones sobre hechos y actos inscritos digitalmente deben expedirse en un plazo de 3 días hábiles después de realizada la solicitud.
Ese mismo plazo se aplica cuando el hecho proviene del sistema registral anterior, pero ya abrió folio electrónico.
En la práctica, esto significa que un nacimiento, matrimonio, divorcio o defunción ya incorporado al sistema informático debería certificarse con mayor rapidez.
La clave está en que el dato ya exista dentro de la base digital del Registro Civil. Si el asiento está disponible en el sistema, el trámite no debe extenderse más allá de esos 3 días hábiles.
¿Cuándo el plazo sube a 15 días hábiles?
El plazo cambia cuando la certificación solicitada corresponde a hechos o actos que aún no han abierto folio digital.
En esos casos, la información debe introducirse primero en la base de datos informatizada. Luego se expide la certificación solicitada.
La ley fija para ese procedimiento un plazo de 15 días hábiles después de realizada la solicitud.
Este punto resulta importante para muchas personas cuyos datos siguen en libros antiguos o en registros no migrados completamente al sistema electrónico.
También puede afectar a quienes necesiten documentos para trámites migratorios, procesos legales, matrimonios, herencias o gestiones ante instituciones.
¿Qué certificaciones pueden solicitarse?
El Registro Civil expide certificaciones relacionadas con los hechos y actos inscritos en sus asientos.
Entre ellas se incluyen certificaciones de nacimiento, matrimonio, divorcio, defunción, viudez, unión de hecho afectiva y otros datos relativos al estado civil.
La norma establece que las certificaciones pueden ser literales, en extracto o en relación.
Las certificaciones literales recogen todo el contenido del asiento o una parte concreta. Las certificaciones en extracto contienen los datos esenciales determinados por el reglamento.
Cuando no existe asiento inscrito, el Registro Civil puede emitir una certificación negativa.
Solicitudes presenciales y por vía electrónica
La nueva regulación mantiene la posibilidad de hacer solicitudes de forma presencial en las oficinas registrales.
En esos casos, el funcionario introduce la solicitud en el sistema informático y se expide la certificación según las reglas establecidas.
También se regulan las solicitudes electrónicas. Para obtener certificaciones por esa vía, la persona debe usar los canales digitales aprobados y, cuando corresponda, firma digital.
La norma menciona documentos electrónicos con firma del registrador, pago electrónico del impuesto sobre documentos y tarifa del servicio.
Aunque el código QR ya se usa desde hace tiempo, la ley lo incorpora como mecanismo de verificación de autenticidad junto con el pin asignado a la solicitud.
Obligación de verificar el documento
Cuando una certificación se emite en formato digital, las autoridades o funcionarios que la reciban deben verificar su autenticidad.
La comprobación se realiza mediante el código QR y el pin de la solicitud, a través del sitio web del Ministerio de Justicia o del organismo rector correspondiente.
Esto busca evitar documentos falsos y reducir la necesidad de exigir papeles adicionales cuando la información puede comprobarse directamente.
Menos carga de documentos para los ciudadanos
La ley también incluye una regla relevante para los trámites ante instituciones.
Los funcionarios públicos y otras autoridades solo pueden exigir certificaciones del Registro Civil cuando los datos no estén en su poder o cuando no puedan acceder directamente a ellos.
Esto apunta a reducir la carga documental sobre los ciudadanos, aunque su impacto real dependerá del funcionamiento del sistema y de la conexión entre instituciones.
Si el acceso directo falla o la información aún no está digitalizada, la persona podría seguir necesitando presentar la certificación en papel o formato digital.
Un cambio que dependerá de la digitalización
Los plazos de 3 y 15 días hábiles marcan una diferencia clara entre los registros ya informatizados y los que todavía dependen de libros antiguos.
Para la población, el principal beneficio estaría en obtener documentos más rápido cuando el asiento ya esté digitalizado.
Pero en los casos pendientes de migración, el proceso podría tardar más porque el Registro Civil debe incorporar primero la información al sistema.
La nueva normativa intenta ordenar ese tránsito hacia un Registro Civil único y electrónico. Sin embargo, su efectividad dependerá de la capacidad tecnológica, la disponibilidad del servicio y la actualización de los datos históricos.
